In gesprek met je omgeving

Heeft u een plan voor bijvoorbeeld uitbreiding van uw bedrijf of bent u een projectontwikkelaar en heeft u een plan voor woningbouw in de stad? Dan maken we een onderscheid tussen een plan dat past binnen het omgevingsplan en een plan dat hier niet in past. Als een plan past binnen het omgevingsplan, dan adviseren en stimuleren we u om het gesprek aan te gaan met de omgeving. De praktijk leert namelijk dat als u de omgeving informeert bij de plannen en erbij betrekt, dit leidt tot betere plannen en minder klachten en bezwaar.

Buitenplanse omgevingsactiviteiten

Past uw plan niet in het omgevingsplan, dan heeft de gemeenteraad gevallen aangewezen waarvoor hij eerst akkoord moet geven voordat het college de vergunning kan verlenen. Voorbeelden hiervan zijn een aanvraag voor een bouwplan van meer dan 25 woningen of horeca van meer dan 350 m². Bekijk hierover de verordening op participatie op www.zoetermeer.nl/omgevingswet. In deze gevallen bent u als initiatiefnemer verplicht participatie te organiseren, voordat u een omgevingsvergunning aanvraagt. Hoe u als initiatiefnemer de participatie uitvoert, kunt u zelf bepalen. Bijvoorbeeld met een huisbezoek, maar een bewonersbijeenkomst voor de buurt kan ook.

U moet bij de aanvraag omgevingsvergunning de volgende informatie aanleveren:

• op welke wijze u participatie hebt toegepast
• wie u bij de participatie hebt betrokken
• welke reacties u hebt ontvangen
• wat u met de reacties hebt gedaan en
• op welke onderdelen uw plan is gewijzigd naar aanleiding van de reacties

Het college van burgemeester en wethouders toetst bij het beoordelen van de aanvraag of de belangen van de omgeving voldoende zijn meegewogen.

Hieronder beschrijven we hoe u in een paar stappen het gesprek met de omgeving kunt organiseren. Dit kunt u doen op de manier die u het beste lijkt. Het hoeft niet altijd een persoonlijk gesprek te zijn, het kan ook voldoende zijn om de reacties schriftelijk op te halen.

1. Breng in beeld wie er iets gaat merken van uw plan

Bij ieder plan is het belangrijk om voor uzelf na te gaan: Wie gaat er iets van mijn plan merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouwt u als inwoner een nieuwe garage of heeft u als projectontwikkelaar een plan voor woningbouw? Zorg dat alle eigenaren en/of gebruikers in de omgeving kunnen deelnemen aan het gesprek. Hoe groter de impact van uw plan, hoe groter de kring is van direct belanghebbenden. Daarnaast kunnen er belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een belangengroep of een maatschappelijke organisatie.

2. Welke rol hebben belanghebbenden?

Voordat het gesprek plaatsvindt, is het goed om te bepalen welke rol belanghebbenden hebben. Gaat u een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan uw buren. Wilt u een festival organiseren in de wijk, dan is het handig om uw wijkgenoten mee te laten denken over waar, wanneer en hoe het festival wordt georganiseerd. Heeft u als ondernemer een plan voor de bouw van een of meerdere woningen, dan ziet de omgeving er ook weer anders uit. Dan wilt u de buurt informeren over de plannen, maar ook samen bedenken op welke manier zij het minst last hebben van overlast. Denk aan het uitzicht, verkeer en geluidsoverlast. Participatie kan dus meerdere vormen hebben:

• Informeren over uw plan. Dit betekent dat betrokkenen informatie ontvangen en vragen kunnen stellen.
• Consulteren over uw plan. Dit betekent dat u het plan voorlegt en dat men mag reageren op uw plan. Waar het kan past u uw plan aan en u legt uit waarom u uw plan wel of niet kunt aanpassen.
• Coproduceren. Dit betekent dat u samen met de genodigden het plan gaat maken of ontwerpen.

Door vooraf aan te geven welke rol belanghebbenden hebben en welke ruimte er in uw plan zit om mee te denken of te werken, schept u duidelijkheid voor uzelf en voor anderen.

3. Nodig de belanghebbenden uit

Als initiatiefnemer bent u verantwoordelijk voor het organiseren van het gesprek. Afhankelijk van de impact die uw plan heeft op de omgeving, nodigt u belanghebbenden tenminste 2 weken voordat het gesprek plaatsvindt uit. Informeer eerst de direct omwonenden en zorg dat zij informatie van u als initiatiefnemer, uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Het kan zijn dat er meerdere overlegmomenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van uw plan.

4. Voer het gesprek, maak het makkelijk en duidelijk

Voer het gesprek het liefst met deelnemers van het gesprek op de locatie waar het plan straks komt. Werk als het kan ook met tekeningen. Het is makkelijker meedoen als je weet hoe het plan eruit komt te zien en op welke plek het komt. Leg uit wat uw ideeën zijn. Geef ook aan waar u al rekening mee hebt gehouden als het gaat om uw omgeving. De deelnemers krijgen vervolgens de kans om hierop te reageren. Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal ook wat deelnemers samen belangrijk vinden. Geef aan of u wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Vaak ligt het budget bijvoorbeeld al vast. Vraag aan de deelnemers of ze tevreden zijn met uw reactie. Maak ook goede afspraken over het vervolg. Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat eerlijk, open en transparant. Niet alleen voorafgaand aan de vergunningsaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van uw plan.

5. Maak een verslag van elk gesprek

Het is belangrijk om als initiatiefnemer een verslag te maken. Vermeld daarin in ieder geval:

• Waar en wanneer het gesprek heeft plaatsgevonden.
• Wie u daarvoor heeft uitgenodigd.
• Wie er aanwezig waren als eigenaar/gebruiker.
• Een samenvatting van wat u als initiatiefnemer hebt gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht, wat met de inbreng van de deelnemers is gedaan en wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek. Geef daarbij een inschatting of er sprake is van groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor uw plan.
• Afspraken die u heeft gemaakt.
• Op welke onderdelen u het plan wellicht gaat aanpassen naar aanleiding van de reacties.

6. Stuur het verslag naar de deelnemers van het gesprek

Als u uw plan naar aanleiding van het gesprek gaat bijstellen, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als u niet van plan bent om het plan bij te stellen, beschrijf dan waarom u daarvoor kiest. Stuur het verslag naar alle deelnemers.

7. Dien uw vergunningsaanvraag in met het gespreksverslag

Als het gesprek met de omgeving is afgerond en je hebt geen omgevingsvergunning nodig, dan kunt u uw plan gaan uitvoeren. Wanneer u wel een vergunning nodig hebt, kunt u een aanvraag voor een omgevingsvergunning indienen. Voeg bij uw aanvraag de gespreksverslagen en een samenvatting ervan toe. Hierbij wordt in ieder geval ingegaan op de volgende punten:

• Op welke wijze u het gesprek hebt gevoerd.
• Wie u bij het gesprek hebt betrokken.
• Welke reacties u hebt ontvangen.
• Wat u met de reacties hebt gedaan en
• Op welke onderdelen uw plan is gewijzigd naar aanleiding van de reacties.

Wanneer u een omgevingsvergunning aanvraagt, weegt de gemeente ook de participatie mee, hiermee rekening houdend met de omvang van uw initiatief. De gemeente kijkt naar wie u betrokken hebt, hoe u hen betrokken hebt en wat u gedaan hebt met de resultaten van het gesprek.

De gemeente neemt een beslissing op uw aanvraag en weegt daarin, naast de participatie, allerlei zaken af. Als u in gesprek bent geweest met de omgeving over uw plan of initiatief en u kunt dat aan de gemeente laten zien, dan kan dat helpen bij het krijgen van een vergunning. Goede participatie helpt hierbij maar is geen garantie voor het verkrijgen van een vergunning.

Ook blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid voor beroep en bezwaar gewoon bestaan. Maar door goed in gesprek te gaan met uw omgeving, kunt u uw plan beter maken en is er meer kans op draagvlak voor uw plan.

Zeker bij grote initiatieven is het verstandig om in een vroeg stadium contact op te nemen met de gemeente. De gemeente kan u verder helpen en een gratis adviesgesprek aanbieden over de aanpak van uw participatie en het betrekken van de omgeving. Neem hiervoor contact op met de Omgevingsbalie van de gemeente via omgevingsbalie@zoetermeer.nl of bel met 14 079 en vraag naar de Omgevingsbalie.

Voor plannen waarvoor de gemeenteraad moet instemmen voordat het college de vergunning kan verlenen, is een vooroverleg met de gemeente zeer aan te bevelen. Hiervoor kunt u ook contact opnemen met de Omgevingsbalie via bovenstaande contactgegevens.