In gesprek met je omgeving

Waarom in gesprek?

Als je een plan hebt om iets in de stad te bouwen of te ontwikkelen, dan is het heel nuttig als je in gesprek gaat met de omgeving. Dat kunnen buren in de straat zijn of als je een plan hebt voor de hele buurt, dan is het handig om de hele buurt uit te nodigen. De Omgevingswet die vanaf 1 januari 2024 van kracht is, schrijft voor dat je als initiatiefnemer van een plan in bepaalde gevallen verplicht aan participatie moet doen. In Zoetermeer geldt dit bijvoorbeeld als je een plan hebt van meer dan 25 woningen. Dit staat beschreven in de verordening op participatie. Deze vindt u op www.zoetermeer.nl/omgevingswet.

Een gesprek houden met je omgeving is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Met wie moet je praten? Wanneer? Hoe? Wat doe je met de resultaten? En wat doet de gemeente hiermee?

Met deze informatie willen wij u hiermee helpen. Als u inwoner bent met een plan of beroepsmatige plannen hebt voor de stad.

Heeft u als inwoner een plan?

Misschien wilt u een aanbouw aan uw huis bouwen, een festival organiseren of aan de slag gaan met een speelterrein in de wijk. Dan is het goed om dit van tevoren aan je omgeving te laten weten. Vaak zijn dit uw buren (omwonenden). Maar het kunnen ook belangengroepen zijn, zoals een natuurvereniging of een bewonersgroep.

Buren horen graag over uw plannen

Mensen die iets gaan merken van uw plan, vinden het over het algemeen prettig als u hen zelf informeert over het plan en niet in de krant hoeven lezen dat er een vergunningsaanvraag ligt. Misschien kunt u rekening houden met hun wensen en belangen. Of is samenwerking mogelijk. Naast dat het goed is om een prettige relatie te hebben met de buren, is de kans groot dat er geen formele bezwaren komen op uw plan als u met de buren in gesprek bent over uw plan. Wie precies je buren zijn, is niet altijd te zeggen. Het gaat erom dat u uw best doet om de mensen en organisaties die mogelijk een belang hebben, bij uw plan te betrekken.

Plannen die vallen in het omgevingsplan of geen vergunning nodig hebben

Ook al past uw plan of initiatief in het omgevingsplan of is er geen vergunning nodig voor uw plan, dan is het belangrijk om met de omgeving in gesprek te gaan, maar dit is niet verplicht. Zoals u eerder hebt kunnen lezen is het wel aan te raden om met de omgeving in gesprek te gaan, want zo kunt u draagvlak verkennen voor het project of plan waar u aan werkt.

Plannen die niet passen in het omgevingsplan

Voor kleinschalige plannen die niet passen in het omgevingsplan, geldt er ook geen verplichting voor participatie. Denk aan aanpassingen/uitbreidingen van uw woning. Het is verstandig om in gesprek te gaan met de omgeving voordat u een vergunningaanvraag indient bij de gemeente.

Wat is een omgevingsplan?

Het omgevingsplan bevat de regels voor de fysieke leefomgeving in de stad. De gemeente kan voor ieder gebied zeggen welke activiteiten zij wel of niet toestaat, bijvoorbeeld wonen, recreatie of bedrijvigheid.

Heeft u beroepsmatig een plan?

Heeft u een plan voor bijvoorbeeld uitbreiding van uw bedrijf of bent u een projectontwikkelaar en heeft u een plan voor woningbouw in de stad? Dan maken we een onderscheid tussen een plan dat past binnen het omgevingsplan en een plan dat hier niet in past. Als een plan past binnen het omgevingsplan, dan adviseren en stimuleren we u om het gesprek aan te gaan met de omgeving. De praktijk leert namelijk dat als u de omgeving informeert bij de plannen en erbij betrekt, dit leidt tot betere plannen en minder klachten en bezwaar.

Buitenplanse omgevingsactiviteiten

Past uw plan niet in het omgevingsplan, dan heeft de gemeenteraad gevallen aangewezen waarvoor hij eerst akkoord moet geven voordat het college de vergunning kan verlenen. Voorbeelden hiervan zijn een aanvraag voor een bouwplan van meer dan 25 woningen of horeca van meer dan 350 m2. Bekijk hierover de verordening op participatie op www.zoetermeer.nl/omgevingswet. In deze gevallen bent u als initiatiefnemer verplicht participatie te organiseren, voordat u een omgevingsvergunning aanvraagt. Hoe u als initiatiefnemer de participatie uitvoert, kunt u zelf bepalen. Bijvoorbeeld met een huisbezoek, maar een bewonersbijeenkomst voor de buurt kan ook.

U moet bij de aanvraag omgevingsvergunning de volgende informatie aanleveren:

  • op welke wijze u participatie hebt toegepast
  • wie u bij de participatie hebt betrokken
  • welke reacties u hebt ontvangen
  • wat u met de reacties hebt gedaan en
  • op welke onderdelen uw plan is gewijzigd naar aanleiding van de reacties

Het college van burgemeester en wethouders toetst bij het beoordelen van de aanvraag of de belangen van de omgeving voldoende zijn meegewogen.

Hoe gaat u het gesprek aan met uw omgeving?

Hieronder beschrijven we hoe u in een paar stappen het gesprek met de omgeving kunt organiseren. Dit kunt u doen op de manier die u het beste lijkt. Het hoeft niet altijd een persoonlijk gesprek te zijn, het kan ook voldoende zijn om de reacties schriftelijk op te halen.

1. Breng in beeld wie er iets gaat merken van uw plan

Bij ieder plan is het belangrijk om voor uzelf na te gaan: Wie gaat er iets van mijn plan merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouwt u als inwoner een nieuwe garage of heeft u als projectontwikkelaar een plan voor woningbouw? Zorg dat alle eigenaren en/of gebruikers in de omgeving kunnen deelnemen aan het gesprek. Hoe groter de impact van uw plan, hoe groter de kring is van direct belanghebbenden. Daarnaast kunnen er belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een belangengroep of een maatschappelijke organisatie.

2. Welke rol hebben belanghebbenden?

Voordat het gesprek plaatsvindt, is het goed om te bepalen welke rol belanghebbenden hebben. Gaat u een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan uw buren. Wilt u een festival organiseren in de wijk, dan is het handig om uw wijkgenoten mee te laten denken over waar, wanneer en hoe het festival wordt georganiseerd. Heeft u als ondernemer een plan voor de bouw van een of meerdere woningen, dan ziet de omgeving er ook weer anders uit. Dan wilt u de buurt informeren over de plannen, maar ook samen bedenken op welke manier zij het minst last hebben van overlast. Denk aan het uitzicht, verkeer en geluidsoverlast. Participatie kan dus meerdere vormen hebben:

  • Informeren over uw plan. Dit betekent dat betrokkenen informatie ontvangen en vragen kunnen stellen.
  • Consulteren over uw plan. Dit betekent dat u het plan voorlegt en dat men mag reageren op uw plan. Waar het kan past u uw plan aan en u legt uit waarom u uw plan wel of niet kunt aanpassen.
  • Coproduceren. Dit betekent dat u samen met de genodigden het plan gaat maken of ontwerpen.

Door vooraf aan te geven welke rol belanghebbenden hebben en welke ruimte er in uw plan zit om mee te denken of te werken, schept u duidelijkheid voor uzelf en voor anderen.

3. Nodig de belanghebbenden uit

Als initiatiefnemer bent u verantwoordelijk voor het organiseren van het gesprek. Afhankelijk van de impact die uw plan heeft op de omgeving, nodigt u belanghebbenden tenminste 2 weken voordat het gesprek plaatsvindt uit. Informeer eerst de direct omwonenden en zorg dat zij informatie van u als initiatiefnemer, uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Het kan zijn dat er meerdere overlegmomenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van uw plan.

4. Voer het gesprek, maak het makkelijk en duidelijk

Voer het gesprek het liefst met deelnemers van het gesprek op de locatie waar het plan straks komt. Werk als het kan ook met tekeningen. Het is makkelijker meedoen als je weet hoe het plan eruit komt te zien en op welke plek het komt. Leg uit wat uw ideeën zijn. Geef ook aan waar u al rekening mee hebt gehouden als het gaat om uw omgeving. De deelnemers krijgen vervolgens de kans om hierop te reageren. Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal ook wat deelnemers samen belangrijk vinden. Geef aan of u wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Vaak ligt het budget bijvoorbeeld al vast. Vraag aan de deelnemers of ze tevreden zijn met uw reactie. Maak ook goede afspraken over het vervolg. Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat eerlijk, open en transparant. Niet alleen voorafgaand aan de vergunningsaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van uw plan.

5. Maak een verslag van elk gesprek

Het is belangrijk om als initiatiefnemer een verslag te maken. Vermeld daarin in ieder geval:

  • Waar en wanneer het gesprek heeft plaatsgevonden.
  • Wie u daarvoor heeft uitgenodigd.
  • Wie er aanwezig waren als eigenaar/gebruiker.
  • Een samenvatting van wat u als initiatiefnemer hebt gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht, wat met de inbreng van de deelnemers is gedaan en wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek. Geef daarbij een inschatting of er sprake is van groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor uw plan.
  • Afspraken die u heeft gemaakt.
  • Op welke onderdelen u het plan wellicht gaat aanpassen naar aanleiding van de reacties.

6. Stuur het verslag naar de deelnemers van het gesprek

Als u uw plan naar aanleiding van het gesprek gaat bijstellen, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als u niet van plan bent om het plan bij te stellen, beschrijf dan waarom u daarvoor kiest. Stuur het verslag naar alle deelnemers.

7. Dien uw vergunningsaanvraag in met het gespreksverslag

Als het gesprek met de omgeving is afgerond en je hebt geen omgevingsvergunning nodig, dan kunt u uw plan gaan uitvoeren. Wanneer u wel een vergunning nodig hebt, kunt u een aanvraag voor een omgevingsvergunning indienen. Voeg bij uw aanvraag de gespreksverslagen en een samenvatting ervan toe. Hierbij wordt in ieder geval ingegaan op de volgende punten:

  • Op welke wijze u het gesprek hebt gevoerd.
  • Wie u bij het gesprek hebt betrokken.
  • Welke reacties u hebt ontvangen.
  • Wat u met de reacties hebt gedaan en
  • Op welke onderdelen uw plan is gewijzigd naar aanleiding van de reacties.

Hoe beoordeelt de gemeente het gesprek met de gemeente?

Wanneer u een omgevingsvergunning aanvraagt, weegt de gemeente ook de participatie mee, hiermee rekening houdend met de omvang van uw initiatief. De gemeente kijkt naar wie u betrokken hebt, hoe u hen betrokken hebt en wat u gedaan hebt met de resultaten van het gesprek.

De gemeente neemt een beslissing op uw aanvraag en weegt daarin, naast de participatie, allerlei zaken af. Als u in gesprek bent geweest met de omgeving over uw plan of initiatief en u kunt dat aan de gemeente laten zien, dan kan dat helpen bij het krijgen van een vergunning. Goede participatie helpt hierbij maar is geen garantie voor het verkrijgen van een vergunning.

Ook blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid voor beroep en bezwaar gewoon bestaan. Maar door goed in gesprek te gaan met uw omgeving, kunt u uw plan beter maken en is er meer kans op draagvlak voor uw plan.

Heeft u advies nodig?

Zeker bij grote initiatieven is het verstandig om in een vroeg stadium contact op te nemen met de gemeente. De gemeente kan u verder helpen en een gratis adviesgesprek aanbieden over de aanpak van uw participatie en het betrekken van de omgeving. Neem hiervoor contact op met de Omgevingsbalie van de gemeente via omgevingsbalie@zoetermeer.nl of bel met 14 079 en vraag naar de Omgevingsbalie.

Voor plannen waarvoor de gemeenteraad moet instemmen voordat het college de vergunning kan verlenen, is een vooroverleg met de gemeente zeer aan te bevelen. Hiervoor kunt u ook contact opnemen met de Omgevingsbalie via bovenstaande contactgegevens.

Tips en trics

Goede voorbereiding

  • Overleg met de betrokkenen op de locatie waar het initiatief komt en nodig mensen minimaal 2 weken van tevoren uit en hou rekening met vakanties.
  • Gebruik begrijpelijke taal en werk met beelden wanneer dat kan. Het is makkelijker meedoen als men weet hoe het eruit ziet/komt te zien.
  • Probeer u te verplaatsen in de omwonenden: hoe zou u zelf reageren op een bouwplan in de straat? Besef dat mensen het lastig kunnen vinden als er veranderingen komen in hun directe leefomgeving.
  • Het kan helpen om te werken met thema's zoals groen, verkeer en parkeren zodat u alle onderdelen van het plan aandacht kunt geven.
  • Omwonenden weten vaak veel over hun omgeving. Bereid u dus voor op vragen uit de buurt over bijvoorbeeld beschermde boomsoorten of monumenten.
  • Als u te maken hebt met veel deelnemers en veel belangen, dan is het aan te raden om de bijeenkomst te laten begeleiden door een onafhankelijke voorzitter of procesbegeleider.

Maak de kaders duidelijk

  • Maak duidelijk wat het doel is van uw initiatief.
  • Geef aan wat de kaders zijn, wat er al vast ligt en waar overleg over mogelijk is. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, of zijn er eerder genomen besluiten of is er regelgeving waar u rekening mee moet houden.
  • Licht toe over welke onderwerpen de deelnemers kunnen meepraten en over de ruimte die er is. Het kan helpen om de organisaties die bepalend zijn voor het initiatief, een rol te geven in de bijeenkomst/ proces. Denk aan de gemeente of het waterschap.
  • Blijf communiceren, ook als er geen voortgang is en geef dit gewoon aan.

Ken uw deelnemers

  • Spreken de deelnemers namens zichzelf, of vertegenwoordigen ze een groep? Bijvoorbeeld een belangengroep, buurt of straat.
  • Weet ook hoe zij zelf de afstemming hebben geregeld.
  • Stem de manier van communiceren en de werkvorm af op de deelnemers. Zo loopt het proces prettig en soepel.
  • Nodig gemeenteraadsleden uit zodat zij zich een goed beeld kunnen vormen.
  • Om meer aandacht te geven aan het initiatief kunt u overwegen om de pers uit te nodigen voor de bijeenkomst/participatie.